¿Cómo personalizar la capacitación de tu empresa?
Estrategias para la personalización de la capacitación empresarial y escoger a los mejores proveedores de capacitación para tu empresa.
Si estás planificando capacitar a tu equipo y quieres asegurar los resultados, la única alternativa que tienes es personalizar la capacitación.
En la personalización de una capacitación intervienen diversos factores, donde los más importantes son:
- Definición de los temas y metodología.
- Diseño del material académico, dinámicas y ejercicios.
- Determinación de la duración ideal, horarios, lugar y equipamiento.
- Valores económicos y forma de pago.
Adicionalmente existen dos elementos que condicionan gran parte de una capacitación a la medida.
- Necesidades, estrategias, economía y realidad actual de la empresa.
- Conocimientos, habilidades, actitudes y experiencia actual de los participantes.
Estrategias para personalizar la capacitación de tu empresa.
Para contratar una capacitación a la medida, te recomendamos una serie de pasos o requisitos que te ayudarán a obtener los resultados que esperas.
1. Participación activa como cliente.
Para nadie es un secreto que el 50% del éxito de un programa de capacitación depende directamente del cliente, quién debe conocer a fondo las necesidades de su equipo, sus fortalezas y habilidades, así como las oportunidades de mejora.
Como cliente debes participar activamente en el diseño, ejecución y seguimiento del curso, lo cual implica:
- Levantamiento de las necesidades de capacitación.
- Búsqueda y selección de proveedores.
- Definición de los temas, dinámicas y metodología del curso.
- Negociación de los diferentes elementos de las propuestas.
- Actividades de refuerzo posterior a la capacitación.
- Coordinación del evento.
Recuerda, si estas planificando una capacitación para tu equipo, el principal responsable de su éxito eres tú.
- Puedes culpar al proveedor, pero eres tú quién lo seleccionó.
- Si los temas del curso no fueron los adecuados, el responsable de esto sigues siendo tú.
2. Comunicación permanente con los proveedores de capacitación.
El nivel de personalización es consecuencia de la calidad de comunicación entre el cliente y sus proveedores, por lo que mantener un diálogo constante durante las diferentes etapas del servicio de capacitación es fundamental para garantizar la calidad y resultados de la capacitación.
Desde el inicio es necesario comunicar a los proveedores cuales son las necesidades de capacitación de tu equipo, qué habilidades quieres fortalecer y qué objetivos esperas alcanzar.
Adicionalmente es importante mencionar cuál es tu presupuesto y que valores agregados esperas recibir.
Por ejemplo, en el supuesto caso de no conocer a fondo las necesidades de capacitación de tu equipo, puedes solicitar a tus proveedores que realicen una evaluación diagnóstica, para establecer con precisión las oportunidades de mejora.
Con esta información los proveedores podrán diseñar una propuesta que se ajuste lo más posible a tus necesidades, en cuanto a la duración del curso, los temas a tratar y dinámicas a realizar, la metodología y modalidad, el valor del curso y servicios adicionales.
3. Personalizar y diseñar en conjunto la capacitación.
Las estrategias y objetivos comerciales de tu empresa, las habilidades y experiencia de tus vendedores, el tipo de mercado en el que compiten, la forma y canales de comercialización, son algunos de los factores que hacen que la capacitación que requieres sea muy diferente a la de otras empresas, aun cuando pertenezcan a un mismo sector industrial.
Es por estas razones que debes intervenir directamente en el diseño de los contenidos y dinámicas del curso, retro alimentando a tu proveedor sobre cuáles son los temas donde quieres profundizar, cuáles son más sensibles y descartar aquellos que consideres que no aportan.
4. Negociar con los proveedores de capacitación.
Aunque el objetivo principal es garantizar los resultados de la capacitación, siempre es necesario negociar y dejar claro algunas condiciones del servicio.
Aspectos como el precio, la duración del curso, las fechas del evento, el lugar, quién asume los costos de alimentación y viáticos de los participantes o instructor, que equipamiento e infraestructura tecnológica se requiere, que valores agregados incluye la propuesta, la forma y tiempo de pago, son algunos de los elementos a negociar.
5. Evaluar y contratar la mejor propuesta de capacitación.
Este es el momento ideal para definir con que proveedor de capacitación quieres trabajar.
No solo tienes una idea de los costos de la capacitación, sino que tuviste la oportunidad de trabajar previamente en la personalización del curso y evaluar el nivel de profesionalismo de los proveedores.
Recuerda que antes de elegir al proveedor de capacitación definitivo, debiste conocer personalmente e interactuar con varios candidatos, para establecer hasta donde están dispuestos a personalizar su servicio, que tan bien entendieron tus necesidades, que nivel de experiencia y especialización tienen en el tema, que tan accesibles fueron en la negociación y que valores agregados ofrece cada uno.
El peor error en la selección de un proveedor de capacitación, es solicitar tres o cinco propuestas y contratar a la que en papeles parece la mejor, para intentar posteriormente personalizar la capacitación con un único proveedor.
6. Ejecución y seguimiento de la capacitación
Aunque la calidad de la capacitación y sus resultados, son consecuencia de los procesos anteriores, es necesario tu presencia durante el evento, por las siguientes razones:
- Gran parte de los ejercicios y dinámicas que se realizan en el curso los puedes replicar después con tu equipo, para reforzar las habilidades adquiridas durante el taller.
- Durante el evento, es normal que surjan inquietudes que por su naturaleza no son del dominio del instructor y solo tú como empresa, puedes dar respuesta.
- Además, tu presencia como líder de esta actividad es fundamental para demostrar la importancia que tiene esta inversión para la empresa y los participantes.
7. Seguimiento de los resultados del servicio de capacitación.
Tu responsabilidad no finaliza cuando concluye el evento de capacitación. Es a partir de este momento, cuando se empiezan a evidenciar los resultados de la misma.
Dependiendo del tema de la capacitación se pueden observar resultados inmediatos en la motivación, en la cultura y comunicación interna, relaciones personales, uso de maquinarias y equipos, atención a las medidas de seguridad y salud ocupacional, mejor actitud frente a los clientes, etc.
Otros resultados requieren entre uno y tres meses para poder evidenciarlos. Por ejemplo, un incremento en ventas, mejora en los procesos internos, disminución de accidentes laborales, entre otros.
Para poder evaluar los resultados y establecer si la personalización de la capacitación fue la adecuada, previamente debiste establecer cuáles son los parámetros que vas a comparar (el antes y el después).
Ejemplos para una capacitación en ventas.
- Cual era el tamaño de la base de clientes potenciales de los vendedores antes y después de la capacitación.
- Cuantas entrevistas conseguían los vendedores y cuántas consiguen ahora.
- Cuantas ventas cerraban antes y después.
¿Qué puedes esperar de tu proveedor de capacitación una vez finalizado el curso?
Valores agregados como el seguimiento a los resultados, evaluación de las habilidades y conocimientos adquiridos, recomendaciones para que los efectos de la capacitación sean más duraderos y propuestas de otros cursos complementarios, son parte de las actividades que debería realizar el capacitador.
Lógicamente, para todo esto es necesario que le brindes la apertura necesaria.
Como puedes constatar, la personalización de una capacitación y sus resultados dependen en gran medida de como manejas todo el proceso