¿La capacitación es una inversión o un gasto?
Conoce las causas por las que una capacitación se convierte en un gasto, en lugar de ser una excelente inversión para tu empresa.
En primera instancia todos podemos considerar que la capacitación es una inversión, pero la realidad demuestra que no siempre es así y que en muchos casos el dinero invertido en un proceso de capacitación fue un verdadero gasto.
Antes de analizar las razones del por qué la capacitación se convierte en un gasto, es necesario establecer cuando es una verdadera inversión.
El objetivo de un proceso de formación o entrenamiento desde la perspectiva de una empresa, es que los participantes adquieran conocimientos, desarrollen habilidades y cambien sus actitudes para que sean más productivos y eficientes.
Esto implica que la capacitación debe aportar a que la empresa alcance sus objetivos, mediante un mejor desempeño de los colaboradores en sus diferentes áreas, sea en marketing, ventas, servicio al cliente, producción, sistemas, recursos humanos, compras y demás áreas de la organización.
La capacitación no solo beneficia a la empresa, también los colaboradores obtienen provecho de este proceso mediante las competencias adquiridas, crecimiento personal, mayores oportunidades laborales al enriquecer su hoja de vida, además de obtener mejores resultados en su gestión profesional con menos esfuerzo.
¿Cuándo la capacitación se convierte en un gasto?
Cuando no aporta a la consecución de los objetivos que la empresa se planteó. Significa que después de un tiempo de realizada la capacitación, no existen cambios importantes en la actitud de los colaboradores, que las habilidades supuestamente adquiridas no reflejan una mayor productividad o calidad en el trabajo y que los nuevos conocimientos no se ponen en práctica.
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¿Por qué se pierde la inversión en capacitación?
Son varias las razones para que un proceso de capacitación no alcance sus objetivos y a continuación detallamos las que consideramos tienen mayor impacto (sin ningún orden específico).
No se identifican correctamente las necesidades de capacitación.
Detectar las necesidades de capacitación es una de las actividades más importantes, ya que se puede caer en el error de realizar procesos de formación que no aportan en nada, más bien hacen perder tiempo a los participantes y dinero a la empresa.
Se debe tener mucho juicio e investigar detenidamente cuáles son los temas de capacitación más relevantes, que la empresa requiere. Revise el Plan Estratégico de su empresa y ahí encontrará los objetivos a los que la capacitación debe aportar.
Asumir que la capacitación resolverá los problemas de la empresa.
La capacitación aporta soluciones a los problemas, siempre y cuando venga acompañada de otras políticas y acciones dentro de la organización.
Por ejemplo:
- Un curso de relaciones humanas no va a solucionar los conflictos entre los colaboradores, si en la empresa se mantienen los detonantes para que surjan dichos conflictos.
- Una capacitación en ventas no generará un incremento de las mismas, si la estrategia de marketing y el mix de marketing es deficiente.
- Un curso de seguridad industrial no va a reducir los accidentes laborales, si la empresa no invierte tiempo y dinero, en políticas e implementos de seguridad.
- Una charla de trabajo en equipo no provocará que las personas trabajen y se comuniquen de forma coordinada, si no se cumplen las condiciones para que esto suceda.
La capacitación solo va a aportar cuando esté integrada a los procesos y estrategias empresariales.
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Mala selección del proveedor de capacitación.
En el mercado existen infinidad de Centros de capacitación y capacitadores. La tarea es identificar y contratar a los especialistas en cada tema y evitar a los todólogos. Un especialista te brinda soluciones concretas y a la medida, adicionalmente te ofrece valores agregados reales que los diferencian del resto.
Averigua sobre su experiencia como capacitador, su formación académica, experiencia en cargos similares al tema de capacitación, solicita referencias de clientes en el tema de capacitación. Analiza su predisposición para diseñar una solución a la medida. Visita su sitio web para conocer un poco más de sus servicios y experiencia.
El plan de formación no se adapta a las nuevas circunstancias.
Un Plan de Capacitación no está escrito sobre piedra y debe ser modificado sobre la marcha cuando las condiciones lo ameriten. Existen factores dentro de la empresa y fuera de la misma que provocan cambios obligatorios en un plan de capacitación ya aprobado.
Ejemplos:
- La adquisición de nuevas tecnologías, sistemas y maquinarias, requieren de una capacitación inmediata en su uso, mantenimiento y reparación.
- Un cambio en la estrategia de marketing requiere nuevas habilidades y destrezas para comercializar. Por ejemplo, cuando la empresa decide comercializar telefónicamente o por internet, en lugar de la comercialización puerta a puerta.
- Cambios en las políticas tributarias y contables, generan la necesidad inmediata de una capacitación para actualizar conocimientos y procesos contables.
Mantener y ejecutar un plan de capacitación que no se adapte a la nueva realidad de la empresa, es garantía de fracaso
Desconocimiento sobre los temas de formación.
¿Cómo alguien que no conoce de ventas o de seguridad industrial, puede contratar una capacitación en estos temas?
Diseñar y ejecutar un plan de capacitación, requiere conocer profundamente los procesos y estrategias de cada área de la empresa, para poder definir con exactitud las necesidades de capacitación, el temario del curso y contratar al mejor proveedor.
Es increíble cómo existen profesionales que diseñan un plan de capacitación sin consultar o apoyarse en los interesados y beneficiarios directos de la capacitación, cuando ellos son los que realmente pueden definir que necesitan y ayudar a escoger al mejor proveedor.
Ausencia de evaluaciones o evaluar lo que no es relevante.
El error común es que normalmente se mide la satisfacción de los participantes en el evento, donde se evalúa al instructor, su metodología, el material académico, las instalaciones y la alimentación. Esto sirve para justificar que el evento fue bueno, pero no nos dice nada sobre el impacto de la capacitación, si alcanzó o no los objetivos de la misma.
Lo recomendable es realizar varias evaluaciones para medir las competencias de los participantes.
La primera evaluación (antes del evento) nos indica cuáles son las competencias actuales y donde existe la oportunidad de mejorar.
La segunda evaluación (durante el evento), nos confirma si los participantes adquirieron las nuevas habilidades y conocimientos, además de conocer si son capaces de ponerlos en práctica.
La tercera evaluación (un tiempo después de la capacitación), nos dirá si están poniendo en práctica lo visto en la capacitación y que resultados están obteniendo.
Falta de seguimiento de los temas vistos en la capacitación.
Una constante en los procesos de formación es que los participantes utilizan y ponen en práctica muy pocos de los conocimientos y habilidades adquiridos durante la capacitación. Olvidan rápidamente lo aprendido y continúan realizando las mismas actividades igual que antes, sin aplicar o experimentar con las nuevas competencias adquiridas.
Para evitar esto, se debe realizar un seguimiento de los participantes para garantizar que utilicen los nuevos conocimientos y habilidades. Además se recomienda que la empresa continúe realizando en las reuniones de cada área, los ejercicios y dinámicas que refuercen los temas de la capacitación.
Es elemental que los Jefes de Área participen en los eventos de formación, para poder continuar con el entrenamiento de sus dirigidos.
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