¿Cómo evaluar los resultados de un Plan Anual de Capacitación?

Conoce las evaluaciones que debes realizar para medir los resultados de un proceso de capacitación en tu empresa. Ecuador, Quito y Guayaquil

Uno de los elementos clave de un Plan de Capacitación son las evaluaciones.

Estas permiten conocer cuáles son las fortalezas y debilidades actuales de los participantes, para personalizar los temas y dinámicas de cada curso.

Además, son fundamentales para realizar las correcciones necesarias durante el proceso de capacitación, corrigendo cualquier error en el levantamiento de las necesidades formativas y los temas de cada curso.

Por último, sirven para confirmar si se cumplieron los objetivos previstos.

Cómo evaluar los resultados de un Plan Anual de Capacitación

¿Cuáles son los objetivos de una capacitación?

Un proceso de capacitación empresarial tiene como principal objetivo, el desarrollo de las competencias profesionales que le permitirán a los colaboradores ser más productivos y eficientes.

Adicionalmente, buscan alcanzar objetivos adicionales como:

  • Actualizar conocimientos en temas muy específicos que facilitan la toma de decisiones.
  • Motivar a los colaboradores y brindarles las herramientas que faciliten su trabajo.
  • Acelerar el crecimiento profesional y las promociones dentro de la organización.
  • Mantenerse actualizado sobre diferentes tecnologías, procesos, maquinarias, entre otros.
  • Incrementar los niveles de productividad dentro de la industria.
  • Alinear los objetivos personales con los de la institución.
  • Mejorar la calidad del trabajo y de vida de los colaboradores dentro de la empresa.
  • Evitar y prevenir accidentes o situaciones que pongan en riesgo la salud de los empleados.

Como norma general, una capacitación debe ayudar a las empresas a alcanzar sus objetivos estratégicos, financieros y comerciales.

¿Qué resultados quieres alcanzar con una capacitación?

Para establecer los resultados que deseas lograr con un proceso de capacitación, debes definir inicialmente, ¿por qué necesitas capacitar a tu equipo?

La respuesta a esta pregunta se relaciona con el problema fundamental que quieres solucionar.

Ejemplos:

  • Incrementar las ventas y la facturación.
  • Mejorar el servicio y fidelizar a los clientes.
  • Evitar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
  • Reducir los tiempos en cada proceso.
  • Disminuir los desechos y desperdicios.
  • Aumentar la motivación y compromiso.
  • Fortalecer el liderazgo, comunicación y trabajo en equipo.
  • Evitar daños constantes en maquinarias y equipos.

La idea no es solo definir el problema. También es necesario establecer que conocimientos deben adquirir y las habilidades a desarrollar en tu equipo.

Con esta información, tendrás muy claro los temas y contenidos que requieres en una capacitación.

¿Cómo valorar los resultados de una capacitación?

Para valorar los resultados de un proceso de capacitación es necesario realizar tres evaluaciones.

Evaluación inicial o diagnóstica

La evaluación diagnóstica se realiza antes del evento y su objetivo es establecer cuáles son las competencias de los participantes antes de la capacitación, para tener los criterios de comparación.

Puedes obtener esta información mediante:

  • Evaluaciones de desempeño y del cumplimiento de las metas actuales.
  • Test o pruebas de conocimientos.
  • Acompañamiento para observar cómo realizan las actividades.
  • Encuestas a los jefes de área y a los participantes.
  • Entrevistas con los principales directivos.
  • Observación del comportamiento y desempeño.

Los criterios de comparación se refieren a las habilidades, índices de gestión y los resultados.

Por ejemplo:

En un operador de maquinaria se debe analizar si está utilizando la ropa adecuada, si cumple con las normas de seguridad, si está concentrado exclusivamente en esta actividad, los tiempos que se demora, como se planifica y organiza sus procesos, como controla la calidad, cual es la calidad del producto terminado, cual es su relación con otros procesos (trabajo en equipo y comunicación).

En el caso de un vendedor, importa mucho su planificación y aprovechamiento del tiempo, cuanto tiempo dedica a mercadear clientes, cómo es el contacto con los clientes potenciales, cómo realiza el proceso de la entrevista (venta consultiva y argumentación), que habilidades tienen para cerrar las ventas y superar las objeciones, entre otras competencias.

En esta primera evaluación se definen las necesidades de capacitación y los principales temas a tratar en el curso.

Evaluación parcial o de avance de los participantes.

Esta es una evaluación intermedia que se realiza a mitad del proceso de capacitación.

Su objetivo es confirmar que se están alcanzando los objetivos programados y los participantes están satisfechos con su formación.

En caso de que la respuesta sea negativa, se realizará un análisis para replantear los temas del curso, su metodología, instructor y dinámicas, etc.

La importancia de esta evaluación radica en que detecta a tiempo, cualquier falla en el Plan de Capacitación, para corregirlo inmediatamente.

Evaluación final o de resultados

La evaluación final se realiza después de un período posterior al entrenamiento.

Se debe esperar un tiempo prudencial para que los participantes demuestren que adquirieron el conocimiento y que lo están poniendo en práctica.

Se utiliza la misma metodología y criterios de la evaluación inicial para poder realizar una medición objetiva.

Con esto podrás confirmar cuanto aportó la capacitación para mejorar el desempeño de los colaboradores en cuanto a resultados, gestión, habilidades, etc.

En este punto podrás presentar a la directiva de la empresa los resultados cuantitativos y cualitativos del proceso de formación.

Diferencia entre evaluar el evento y los resultados de una capacitación

En ocasiones, existe una confusión entre evaluar el evento y los resultados del proceso de entrenamiento.

La evaluación del evento mide la satisfacción de los participantes con respecto a la planificación y ejecución del programa de capacitación. Por lo general se realiza inmediatamente al finalizar el curso.

Busca conocer si los temas de capacitación fueron los que se necesitaban, si los participantes pudieron satisfacer todas sus inquietudes, la adquisición de nuevas habilidades y conocimientos, la experiencia y desempeño del capacitador.

Adicionalmente se califican otras variables como la comodidad de las instalaciones, la calidad de la alimentación, el día y horarios del curso.

En cambio, los resultados de una capacitación no se evalúan de forma inmediata. 

Dependiendo de la empresa, el sector industrial donde compite y los productos o servicios que comercializa, se requiere entre uno y tres meses para realizar la evaluación.

En este caso se mide el desempeño y los resultados que están obteniendo los participantes en su gestión y se comparan con los resultados antes del proceso de capacitación.

Es importante aclarar que los resultados de una capacitación no dependen únicamente del curso, también influyen otros elementos externos.

Por ejemplo, en ventas influyen factores como la estrategia comercial, el liderazgo directivo, la demanda y calidad de los productos o servicios que ofrece la empresa, cambios en las preferencias de consumo de los clientes, situación económica, política y social del país, entre otros.

Si estas condiciones son relativamente estables, deberían haber resultados positivos en el proceso de capacitación.