¿Cómo identificar las necesidades de capacitación en una empresa?
Un Plan de Capacitación es un resumen de las principales actitudes, conocimientos y habilidades que se quieren desarrollar en los colaboradores.
Detectar las necesidades de capacitación, es una de las actividades más importantes para la elaboración del plan de capacitación.
Su objetivo es que los colaboradores se desempeñen de forma más eficiente, responsable y sean más productivos, mediante el desarrollo de las competencias, fortalecimiento de su motivación y compromiso, además de ofrecerles nuevas oportunidades de crecimiento personal y profesional.
Para establecer los objetivos de un programa de capacitación es necesario revisar inicialmente el Plan Estratégico de la Empresa. En este documento se detallan cuáles son los objetivos generales que la empresa quiere alcanzar y los objetivos específicos de cada departamento.
La revisión de estos objetivos proporcionará una idea muy clara de los temas de capacitación que se deben realizar y las habilidades a desarrollar.
Objetivos Generales de un Plan de Capacitación
Cuando no existe un Plan Estratégico o está desactualizado, se pueden utilizar objetivos genéricos que aplican a casi cualquier organización:
- Aumentar la productividad y eficiencia.
- Mejorar el desempeño.
- Mayor calidad en los productos y servicios.
- Incrementar las ventas.
- Mejorar la atención al cliente.
- Reducir accidentes laborales.
- Operar correctamente las maquinarias y herramientas.
- Incrementar el compromiso y la motivación de los colaboradores.
- Fortalecer la comunicación y la cultura interna.
- Liderazgo y habilidades directivas.
Necesidades de formación según las actividades de valor
Un segundo paso para levantar las necesidades de capacitación consiste en realizar un análisis de la Cadena de Valor de la empresa. Es decir, revisar todas las actividades que realiza una empresa para diseñar, comprar, producir, transportar, mercadear, vender y dar servicio a los clientes.
Además es importante incluir las actividades de apoyo que realizan las áreas de recursos humanos, administración y finanzas, sistemas y seguridad industrial, que permiten que la empresa alcance su máximo nivel.
Cada una de estas actividades requiere conocimientos, habilidades y actitudes especializadas, que deben ser desarrolladas y fortalecidas mediante un proceso de capacitación y formación.
Herramientas para determinar las necesidades de capacitación
Para el levantamiento de las necesidades de capacitación se utilizan diversas herramientas, que ayudarán a definir los temas de capacitación por cada área o actividad de la empresa. Entre estas herramientas están:
Encuestas y cuestionarios: Se establecen una serie de preguntas o listado de temas por cada área de la empresa, dónde los gerentes y sus colaboradores deben elegir o marcar las más importantes y urgentes para su departamento.
Preguntas cómo ¿Qué temas de capacitación te ayudarían a alcanzar tus objetivos? o ¿Qué capacitaciones consideras más importantes y urgentes para tu departamento?, te ayudarán a establecer las necesidades de cada área.
Entrevistas: La idea es conversar con varios colaboradores de un mismo departamento para identificar sus necesidades, objetivos, oportunidades de mejora, problemas que están teniendo, con la finalidad de identificar que temas de capacitación les puede ayudar a mejorar su desempeño.
Se debe realizar a un número representativo de colaboradores y jefes de área para tener mayor certeza en los temas de capacitación y evitar errores debido a preferencias personales (se busca lo mejor para todos).
Observación y análisis: Consiste en observar atentamente y sin sesgo, los diferentes problemas que existen en la organización, las actitudes y comportamientos, la forma y condiciones en que se trabaja, los procesos internos y las habilidades necesarias para desempeñarse eficientemente, manejo de maquinarias y seguridad industrial, etc.
Una vez realizada la observación, se requiere de un análisis y lluvia de ideas para determinar las razones que originan los problemas y oportunidades de mejoras detectados. Posterior al análisis se pueden definir los temas de capacitación más necesarios.
Estudios de clima y evaluaciones de desempeño: estas dos herramientas son ideales para definir necesidades de capacitación individuales y colectivas por cada departamento de la empresa. Los resultados de estas evaluaciones pueden considerarse como los puntos de partida para los procesos de entrenamiento del personal.
Justificación del Plan de Capacitación de acuerdo a sus beneficios
Es importante destacar que los temas de capacitación se justifican de acuerdo a los beneficios para la empresa y sus colaboradores.
Es necesario evitar siempre los conflictos de interés de los ejecutivos, que en muchas ocasiones solicitan temas que le sirven a nivel personal, pero no aportan mucho para la empresa.
Por ejemplo, un director financiero solicita un taller de coaching porque le sirve a nivel personal, pero es muy poco el beneficio para la empresa, debido a la naturaleza de sus funciones.
Recuerda, siempre se deben priorizar los temas de capacitación que ayuden a alcanzar los objetivos de la empresa y beneficien a la mayor cantidad de colaboradores.