¿Cómo calcular el presupuesto de capacitación de mi empresa?

Conoce los costos directos e indirectos para elaborar el presupuesto de formación y capacitación de tu empresa en Ecuador, Quito y Guayaquil

Siempre que se diseña el Plan Anual de Capacitación, se establece cuál será el monto total de la inversión. Para esto es necesario, incluir todos los gastos que intervienen en la ejecución de los cursos.

Los costos de capacitación que mencionaremos a continuación, están enfocados en capacitaciones presenciales en modalidad In Company.

Para las modalidades de capacitación online y cursos abiertos, algunos de estos rubros no aplican.

Cómo elaborar el presupuesto de capacitación

Costos directos para elaborar el presupuesto de capacitación.

Los costos directos se refieren al valor que propone el proveedor de capacitación, quién normalmente incluyen los honorarios del instructor, material académico y certificados a los participantes.

Adicionalmente la propuesta puede incluir con o sin costo adicional, valores agregados como asesoría, desarrollo de manuales, acceso a recursos adicionales o suscripciones, levantamiento de necesidades de capacitación, evaluaciones de conocimientos y satisfacción, entre otras.

El costo directo es el rubro más importante del presupuesto de capacitación, aunque no siempre es el factor de mayor impacto económico en el mismo.

En muchas ocasiones los costos indirectos de capacitación igualan o superan a los costos directos.

Gastos indirectos del presupuesto de capacitación.

Se les conoce como costos indirectos o costos ocultos, porque no son el servicio principal que se está contratando.

En esencia son gastos adicionales que se requieren para ejecutar un evento de capacitación, entre los cuales están:

Costos de alimentación de los participantes.

Es normal que las empresas asuman el costo de la alimentación de los participantes y del instructor, cuando las capacitaciones son en modalidad presencial (In Company) y se realizan en una sola jornada de 8 horas (día completo),

En este caso y como norma general se planifican tres comidas (Coffe break en la mañana, almuerzo y Coffe break en la tarde).

Una opción para reducir este valor es dividir la capacitación en dos jornadas de 4 horas. Con esto solo se brindaría un Coffe break cada día, evitando el rubro del almuerzo.

No siempre es viable esta alternativa, ya que en muchas ocasiones si se divide el curso en dos jornadas, pueden incrementarse otros gastos como movilización y hospedaje.

Gastos de movilización o desplazamiento de la capacitación.

Este rubro aplica cuando las empresas tienen colaboradores en otras ciudades y desean realizar un solo evento, por lo que deben desplazar a varios de sus colaboradores hacia el sitio de la capacitación.

Dependiendo el medio de transporte, los gastos de movilización pueden ser muy representativos.

En algunos casos, es preferible realizar dos capacitaciones y desplazar únicamente al instructor, aunque esto signifique duplicar el valor directo del curso.

Hospedaje de los participantes y del instructor.

Por razones logísticas y de tiempo, es común que varios de los participantes e incluso el capacitador, tengan que movilizarse y asistir al evento un día antes o quedarse hasta el siguiente día.

En estos casos la empresa debe planificar el presupuesto de hospedaje y alimentación de las personas que participaran en el evento.

Siempre es recomendable contratar a capacitadores de la misma ciudad del evento, para evitar minimizar este valor o revisar si ya está incluido dentro de la propuesta.

Alquiler de infraestructura física.

Muchas empresas tienen una sala de capacitación o de reuniones que brindan todas las comodidades para realizar sus capacitaciones, por lo que esto no sería un gasto adicional.

En otras ocasiones, las empresas prefieren utilizar la infraestructura de terceros para cambiar de ambiente y salir de la monotonía del mismo lugar de siempre.

En el caso de no tenerla y que el proveedor no cuente tampoco con la infraestructura adecuada, la opción es alquilar.

En el mercado existen diversidad de opciones para realizar capacitaciones, desde salas exclusivamente diseñadas para este fin, hasta hoteles que por la contratación de la alimentación te brindan la sala a muy bajo costo.

Adquisición o Alquiler de equipos para la capacitación.

Nos referimos a los clásicos equipos audiovisuales como el proyector y su pantalla, televisor, equipos de reproducción de audio y video, micrófonos y parlantes, pizarras y papelógrafos, sillas y mesas, etc.

Adicionalmente, la empresa puede requerir de una infraestructura tecnológica adicional como como equipos de videoconferencia.

También puede necesitar mejorar eventualmente el ancho de banda de su internet y contar con un software de comunicación específico, etc.

Si estos equipos van a ser utilizados regularmente por la empresa es conveniente adquirirlos, caso contrario, la opción de alquilar es una excelente alternativa.

Optimizar los valores del presupuesto de capacitación

No es una ley que la empresa debe asumir todos los costos indirectos de capacitación, por lo que para elaborar el presupuesto de capacitación es necesario consultar y negociar con el capacitador.

En muchos casos el Centro de Capacitación cuenta con la infraestructura y equipos para realizar el curso, ahorrando a la empresa estos rubros.

También es importante que cuando se solicite una propuesta de capacitación, se comunique al proveedor las condiciones del curso en cuanto a la necesidad de desplazamiento del instructor.

Con esta información se podrá negociar con mayor efectividad, quién asume los viáticos del instructor (hospedaje, movilización y alimentación) en caso de ser necesarios.

Lógicamente, también debes negociar con los proveedores de la alimentación, hospedaje, movilización, infraestructura y equipos.

Consolidar el presupuesto total de capacitación

Una vez que se hayan recibido las propuestas y negociado con todos los proveedores, es el momento de plasmar en un documento los costos directos e indirectos de cada una de las capacitaciones a ejecutar.

Esto te dará una idea de cuáles son los rubros que más impacto económico tienen en tu Plan de Capacitación.

En una hoja de Excel es muy rápido y sencillo consolidar todos los costos, donde se deben incluir columnas como:

  • Temas de capacitación.
  • Departamento o área que lo solicita.
  • Número total de participantes.
  • Participantes que requieren viáticos.
  • Modalidad (presencial u online)
  • Nombre del proveedor de cada curso.
  • Fechas de ejecución.
  • Valor de la propuesta de capacitación.
  • Costos de alimentación.
  • Costos de movilización.
  • Costos de hospedaje.
  • Costos de alquiler de infraestructura.
  • Costos de alquiler de equipos.
  • Gastos adicionales.
  • Costos Totales (sumatoria de los rubros).

Con este ejercicio tendrás el presupuesto real del Plan de Capacitación de tu empresa.

Ahora es momento de proponerlo a la gerencia para que lo acepte y de la orden de ejecución.

Siendo realistas, no esperes que acepten el presupuesto en su totalidad. Es normal que las empresas tengan limitaciones presupuestarias y escojan únicamente, aquellos cursos que considera más importantes.